L I S A          

                                                                                   Viljandi Paalalinna Kooli direktori

                                                                                   käskkirjale nr 1-3/33 25.05.2018

 

 

 

Andmekaitsetingimused Viljandi Paalalinna Koolis

 

Viljandi Paalalinna Kooli kui kohaliku omavalitsuse hallatava asutuse tegevus on avalik. Avaldame kooli veebilehel teavet meie tegevuse, samuti pakutavate teenuste kohta. Meie dokumentidega saab tutvuda teabenõude esitamisel.

Tegevuse käigus koguneb meile isikuandmeid nii laste kui vanemate kohta ( nimed, isikukoodid, aadressid, elukohad, telefoninumbrid, e-posti aadressid jne), sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet.

Isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks on seadused näinud ette kitsendused. Andmete õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed.

 

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Paalalinna kool töötleb isikuandmeid seaduse ja õigusaktide alusel meile pandud ülesannete täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest, avaliku teabe seadusest,  isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad  rahvastiku- või äriregistrist.

Paalalinna kooli dokumendid on igaühele kättesaadavad. Dokumenti ei avalikustata, kui see sisaldab isikuandmeid, millele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust.

 

Kui eraisikut (lapsevanem, töötaja) huvitab, kuidas kool tema (lapse) isikuandmeid kasutab, on siia lisatud selgitused:

Need hõlmavad olukordi, kui

1. soovite oma või lapse andmetega tutvuda,

2. saadate koolile taotluse, märgukirja või teabenõude,

3. külastate kooli veebilehte, osalete küsitlustes või helistate meie telefonidele,

4. kandideerite meile tööle,

5. koolis on toimunud isikuandmetega seotud rikkumine.

 

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse (välislingid).

 

1. Õigus tutvuda enda andmetega

Eraisikul on õigus tutvuda andmetega, mida kool tema või tema laste kohta on kogunud ning millises ulatuses on neid isikuandmeid töödeldud. Kool vastab esitatud teabenõudele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul. Andmed väljastatakse vastavalt soovile kas paberil või elektrooniliselt.

Kool keeldub soovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

* kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

* takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;

* ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset.

Isikul on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist ning nõuda vajadusel nende kasutamise piiramist või kustutamist.

Küsimustes, mis on seotud eraisiku andmete töötlemisega Viljandi Paalalinna Koolis, saab vastuse, kirjutadades aadressil kool@paalalinna.ee. 

Eraisikul on õigus esitada kooli otsuste ja tegevuse peale vastuväiteid vaidena, pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse.

 

2. Taotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Saadud isikuandmeid kasutame eraisikule vastamiseks. Kui peame selleks teiselt  asutuselt järelepärimisi tegema, avaldame  isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui eraisik on saatnud koolile taotluse, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle. Edastamisest teatame kindlasti ka taotluse esitajale.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav kooli avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha, kas kirja saatja või saaja on eraisik või asutus. Isiku nime me ei avalikusta. Dokumendi pealkirja kuvame veebilehe avalikus dokumendiregistris üldsõnaliselt. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt.

Kui kirjutatakse meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks MTÜ esindajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Avalikkuse teavitamiseks oma tegevusest kirjutame teateid kooli kodulehele ja kooli Facebook`i. Uudiseid koostades hoidume asjaosaliste eraelu riivamast.

Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses, kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat või vajadusel kauem. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Andmete säilitamise täpne aeg on leitav dokumentide loetelust dokumendi sarja tähise järgi.

 

3. Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine, asutuse info(üld)telefonile helistamine

Kooli veebilehe külastajate andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme statistika tegemiseks üksnes isikustamata kujul. Telefonikõnesid me ei salvesta.

 

4. Meile tööle kandideerimine

Järgnevalt kajastame kooli töötajate värbamise ja valiku tegemist vastavalt avaliku teenistuse seaduse või selle alusel antud õigusaktidega.

Ametikohtade täitmiseks konkursse korraldab Paalalinna kooli juhtkond. Avaliku konkursi korraldamisest teatame kooli ja Töötukassa veebilehel, ajalehes Sakala, Õpetajate Lehes.

Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid kuni kolm vooru – dokumendivooru ja vestlusvooru. Kandidaatide hindamisesse kaasame vajadusel asutusevälised asjatundjad.

Värbamisprotsessis võib olla vajadus kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et kool pöördub nende poole teabe saamiseks.

Ametikohale asumise ettepaneku teeme kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele.

Konkursil osalenutele teatame koheselt konkursi tulemustest kirjalikult või muul kokkulepitud viisil.

Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente vastavalt dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni.

Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

5. Isikuandmetega seotud rikkumine

Kui koolis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

 

 

6. Digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine

Osa eraisikuga seotud teabest on digitaalkujul. Kooli veebilehel avaldatud dokumendiregistris kuvatakse eraisikute nimede asemel sõna eraisik. Menetlusteabes on eraisikute nimed nähtavad initsiaalidena. Seadus näeb ette, et veebilehel ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või muudes erahuvides.

Viljandi Paalalinna Kool on otsustanud, et inimeste eraelu puutumatuse kaitseks ei avalda avaandmetena taaskasutamiseks dokumendihaldussüsteemis olevat teavet.